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Anschriftenermittlung im Forderungsmanagement

von Aurica Voss | 23. April 2019

Bei der Anschriftenermittlung oder Adressermittlung handelt es sich um das Einholen personenbezogener Daten, entweder bei einer zuständigen Meldebehörde oder über Datenbankabgleiche beziehungsweise als Kombination aus beidem. Diese Daten beziehen sich auf die aktuelle Anschrift und den vollständigen Namen einer Person und dürfen von Meldebehörden gegen eine Gebühr und im Rahmen der sogenannten einfachen Melderegisterauskunft – einer offiziellen, behördlichen Information –, sowie von (Wirtschafts-)Auskunfteien sowohl an öffentliche Stellen als auch an private Antragsteller erteilt werden.

 

Aktuelle Zahlen im Rahmen der Adressermittlung:

Daten in der Anschriftenermittlung

*Laut Studie des Deutschen Instituts für Vertrauen und Sicherheit im Internet (DIVSI)

 

Postrückläufer als Ursache für drohenden Zahlungsausfall

Im Forderungsmanagement ist die Anschriftenermittlung häufig eine notwendige und empfehlenswerte Maßnahme, um verlorengegangene Kontakte zu Kunden wiederherzustellen und drohende Zahlungsausfälle zu verhindern, denn Postrückläufer - also Briefe, die den Empfängern nicht zugestellt werden konnten - sind in Deutschland keine Seltenheit: Tatsächlich entstehen bundesweit täglich bis zu 100.000 Postrückläufer.

Diese Anzahl an unzustellbaren Briefen mag verwundern, nicht nur im Angesicht der fortschreitenden Digitalisierung und des zunehmenden Omni-Channel-Inkassos, das heißt der zielgruppenspezifischen Ansprache von Schuldnern auf den von ihnen bevorzugten Kanälen. Die zahlreichen mittelständischen und Kleinunternehmen  greifen noch immer gerne auf den Brief zurück, ebenso Behörden, Banken, Versicherungen, Anwälte, Versorger und andere, denn Briefe stellen für die Verbraucher gegenüber der E-Mail oder anderen digitalen Kanälen noch immer die vertraulichere, rechtsverbindlichere und formellere Form der schriftlichen Kommunikation dar.

Die hohe Zahl an täglichen Postrückläufern hierzulande mag aber auch deshalb erstaunlich anmuten, weil unweigerlich die Frage aufkommt, warum eigentlich so viele Briefe ihren Empfängern nicht zugestellt werden können und mit den Vermerken „unbekannt verzogen“ oder „nicht zu ermitteln“ an den Absender zurückgehen. Die Ursachen für unzustellbare Post sind vielfältig. Häufig steckt gar nicht die Absicht dahinter, dass der Empfänger nicht erreicht werden möchte. Vergisst eine Person - ein Kunde -, sich nach einem erfolgten Umzug bei Behörden, Dienstleistern usw. zurückzumelden und die neue Wohnanschrift mitzuteilen, ist die Kommunikation unterbrochen und es kann beispielsweise eine Rechnung nicht zugestellt werden. Offene Forderungen sind das Resultat.

Gerade im Inkasso ist ein nicht seltener Grund, dass die angeschriebene Person nicht gefunden werden möchte: Die Verluste durch Betrug im Online-Handel haben sich laut des globalen Sicherheitsdienstes Lexis Nexis seit 2013 verdreifacht auf knapp 1,3 Milliarden Euro im vergangenen Jahr. Warum? Betrüger bestellen Waren im Internet, die sie nicht bezahlen können oder wollen und nutzen verschiedene Mittel, Rechnungen und Mahnungen aus dem Weg zu gehen beziehungsweise "umzuleiten" - zu arglosen Nachbarn oder Personen, deren Identität sie vorab gestohlen haben. Oder sie "tauchen ab", indem sie umziehen, ohne sich bei den zuständigen Behörden ab- oder anzumelden. Die so geschädigten Online-Händler wenden sich an Inkasso-Dienstleister, die wiederum den tatsächlichen Schuldner ausfindig machen und schließlich zur Kasse bitten sollen.

Die Anschriftenermittlung ist an dieser Stelle ein sinnvoller Schritt: Mit der bekannten Adresse und weiteren Daten zu einer Person kann die Recherche eingeleitet werden. Diese Abfrage kann direkt bei der zuständigen Meldebehörde getätigt oder als Kombination mit intelligenten Datenbankabgleichen bei Wirtschaftsauskunfteien in Auftrag gegeben werden. Letzteres bietet sich vor allem für Massenabfragen etwa im Forderungsmanagement an, da es wesentlich kosteneffizienter und schneller ist. Im übernächsten Abschnitt erfahren Sie alles über die unterschiedlichen Quellen für Auskünfte sowie die jeweiligen Vor- und Nachteile.

 

Einfach erklärt: der Unterschied zwischen einfachen und erweiterten Melderegisterauskünften

Dass personenbezogene Daten im Rahmen der Anschriftenermittlung überhaupt erhoben und gespeichert werden können, basiert zum einen auf der in Deutschland geltenden Meldepflicht, die immer dann einen Eintrag im Melderegister auslöst, wenn eine Person umzieht und diesen Umzug der zuständigen Meldebehörde mitteilt. Zum anderen gibt es einen eng gesteckten rechtlichen Rahmen, der auf Grundlage des am 1. Novermber 2015 in Kraft getretenen Bundesmeldegesetzes definiert, in welcher Form Melderegisteranfragen zu erfolgen haben und welche Voraussetzungen für eine Auskunft an Dritte erfüllt werden müssen, wie beispielsweise der Nachweis eines berechtigten Interesses.

In Deutschland gibt es derzeit etwa 5.300 Meldebehörden, die das Melderegister kommunal, also auf dezentraler Ebene, verwalten. Ist einem Antragsteller nicht klar, welche Meldebehörde für seine Anfrage zuständig ist, kann er mit den erforderlichen Anfragedaten eine Auskunftei beauftragen. Weil die Verwaltung des Melderegisters eine dezentrale ist, können die Gebühren in den einzelnen Kommunen abweichen.

Um säumige Kunden zu erreichen beziehungsweise solche, die einen Postrückläufer verursacht haben, reicht die sogenannte einfache Melderegisterauskunft (EMA) oft aus. In einigen Fällen können jedoch Attribute wie Umzugsdaten oder frühere Namen ausschlaggebend sein, beispielsweise um einen gerichtlichen Titel geltend zu machen. Solche erweiterten Attribute können ebenfalls im Rahmen einer Melderegisteranfrage angefragt werden, verlangen jedoch andere – schärfere – Voraussetzungen als die EMA. In jedem Fall muss ein berechtigtes Interesse, beispielsweise einen Schuldtitel, glaubhaft gemacht werden. Wenn Sie wissen möchten, wie eine erweiterte Anfrage gestellt werden muss und was Sie alles dafür benötigen, können Sie hier unsere Checkliste herunterladen:

CHECKLISTE FÜR ERWEITERTE ANFRAGEN

Folgende Daten können im Rahmen einer erweiterten Auskunft angefragt werden:

 

  • Frühere Vor- und Familiennamen

  • Tag und Ort der Geburt

  • Gesetzliche(r) Vertreter

  • Staatsangehörigkeiten

  • Frühere Anschriften

  • Tag des Ein- und Auszugs

  • Familienstand, beschränkt auf die Angabe, ob verheiratet oder eine Lebenspartnerschaft führend oder nicht

  • Vor- und Familiennamen sowie Anschrift des Ehegatten oder Lebenspartners

  • Sterbetag und -ort

Auch eine sogenannte Archivauskunft kann im Rahmen einer einfachen Melderegisterauskunft erteilt werden, wenn der entsprechende Eintrag im Melderegister älter als 5 Jahre ist. Meldedaten werden bis zu 30 Jahre im Melderegister archiviert. Diese ist aber mitunter sehr kostenintensiv, je nach Aufwand für die Meldebehörde, wie beispielsweise der Zugriff auf ein Karteiarchiv.

 

Die schriftliche und die elektronische Melderegisterauskunft: ein glückliches Paar

Unterschieden wird bei der einfachen Melderegisterauskunft darüber hinaus zwischen der schriftlichen und der elektronischen Auskunft. In vielen Bundesländern sind mittlerweile Online-Portale für Rechenzentren eingerichtet worden, die für die Kommunen zuständig sind, wie zum Beispiel die AKDB in Bayern oder die DZBW in Baden-Württemberg. Anfragen in diesen Bundesländern führen im ersten Schritt automatisch zu einer elektronischen Melderegisteranfrage. Fällt diese negativ aus, erfolgt in der Regel durch das Rechenzentrum eine Weiterleitung zur zuständigen Meldehörde und somit eine schriftliche Anfrage. Wo Kommunen nicht an Rechenzentren angebunden sind, erfolgt die Auskunft ebenfalls auf schriftlichem Wege durch eine Sachbearbeiterin oder einen Sachbearbeiter in der entsprechenden Meldebehörde. Archivanfragen sowie erweiterte Anfragen sind vom elektronischen Verfahren ausgenommen.

 

Von der Quelle bis zum Ermittlungsergebnis: die EMA von A bis Z

Kosteneffizienz ist im Forderungsmanagement unerlässlich. Aus welcher Quelle eine Auskunft stammt, bestimmt nicht nur die Qualität der gelieferten Daten, sondern auch den Preis. Daher gilt es abzuwägen, welche Variante für welche Forderung die vorteilhafteste ist. Auf der rein preislichen Ebene, beispielsweise, können Datenbankabgleiche im Vergleich zur EMA punkten: Nur positiv auf Zustellbarkeit geprüfte Anschriften werden ausgeliefert und berechnet und liegen kostenseitig daher deutlich unter dem Preisniveau von Melderegisterauskünften, die nicht nur teuer sind und unabhängig vom Ergebnis in Rechnung gestellt werden, sondern oft auch sehr viel mehr Bearbeitungszeit in Anspruch nehmen können. Für amtliche Nachweise, wie zum Beispiel vor Gericht, eignen sich wiederum Melderegisterauskünfte aufgrund ihres offiziellen Charakters. Auch gibt es die Möglichkeit einer Kombination beider Abfragevarianten, bei welcher die teurere EMA nur dann herangezogen wird, wenn alle vorherigen Datenbankschritte inklusive Zustellbarkeitsprüfung erfolglos waren.

Im Rahmen der einfachen Melderegisterauskunft gibt es eine große Bandbreite an Ermittlungsergebnissen: Angefragte Personen können verstorben oder ins Ausland verzogen oder aus verschiedenen Gründen als „nicht zu ermitteln“ deklariert sein. Sie können innerhalb einer Gemeinde, in eine neue Gemeinde oder unbekannt verzogen sein. Sie mögen gemeldet wie angefragt, aber dennoch nicht erreichbar sein, beispielsweise, weil sie eine Haftstrafe in einer Justizvollzugsanstalt absitzen oder einen gesetzlichen Vertreter haben beziehungsweise ein Vormund bestellt wurde.

Wenn zu einer Person eine sogenannte „neutrale Auskunft“ erteilt wird, bedeutet dies nicht unmittelbar, dass zu dieser Person keine Daten im Melderegister einliegen. Ursache ist häufig, dass eine Auskunftssperre oder ein bedingter Sperrvermerk zu der Person vorliegt – beide dürfen seit dem Bundesmeldegesetz 2015 nicht mehr als solche beauskunftet werden. Jedoch wird eine neutrale Auskunft auch erteilt, wenn die Person tatsächlich nicht zu ermitteln ist. Dies kann im Übrigen auch vorkommen, wenn die Anfragedaten nicht präzise sind und beispielsweise ein Zahlendreher beim Geburtsdatum vorliegt. Ob eine Auskunftssperre besteht und um in einem solchen Fall die Auskunft trotzdem zu erhalten, muss, wie bei Erweiterten Anfragen, ein berechtigtes Interesse nachgewiesen werden. Es bleibt aber im Ermessen der jeweiligen Meldebehörde, ob die Daten zur Person herausgegeben werden.

Finden Sie eine Übersicht möglicher Ermittlungsergebnisse und deren Erläuterung in folgendem Artikel:

zum Artikel

Praktische Tipps für Ihre Anschriftenermittlung 

Sowohl Privatpersonen als auch Gewerbe oder Behörden dürfen bundesweit Melderegisterauskünfte beantragen. Viele Meldebehörden bieten ihre Serviceleistungen mittlerweile online an, daher lohnt es sich immer, sowohl bei Einzel- als auch bei Massenanfragen vorab zu googlen, ob die jeweiligen Bürgerämter über Online-Portale für Melderegisteranfragen verfügen. Meldebehörden, die keinen Online-Zugang anbieten, können auf schriftlichem Wege angefragt werden. 

Die Gebühren variieren von Meldebehörde zu Meldebehörde. Aktuell betragen sie in der Regel zwischen 5 und 15 Euro. Auch die Zahlungsarten unterscheiden sich bei den einzelnen Meldebehörden und Online-Portalen und umfassen die Vorabüberweisung, das Lastschriftverfahren, den Verrechnungsscheck und in Online-Portalen teils auch die Kreditkarte oder den elektronischen Gebühreneinzug. 

Die Liefer- beziehungsweise Bearbeitungszeiten hängen ebenfalls stark von den einzelnen Meldebehörden ab. Sie können sehr zeitnah erfolgen, einige Tage oder sogar mehrere Wochen dauern.

Unabhängig davon, ob privat oder gewerblich, online oder schriftlich - basierend auf dem Meldegesetz muss jede Melderegisteranfrage bestimmte Anforderungen erfüllen. 

Diese Angaben zur gesuchten Person benötigen Sie für die Anfrage: 

  • Name 
  • Vorname 
  • letzte bekannte Anschrift (in der Gemeinde bzw. Stadt, in der die Anfrage gestellt wird) 
  • Geburtsdatum 
  • Familienstand 

Name und Vorname sind immer Pflicht-Angaben. Welche Angaben darüber hinaus benötigt werden, variiert von Meldebehörde zu Meldebehörde und kann online oder telefonisch erfragt werden. 

Die Angaben müssen eine eindeutige Identifizierung der angefragten Person zulassen. 

Darüber hinaus muss jeder Ihrer Anfragen eine Begründung zugrunde liegen. Solche Anfragegründe können sein: Bestandskundenpflege, Bonitätsprüfung, eine offene Forderung oder ein Postrückläufer.

Führen Sie die Anschriftenermittlung nicht als Privatperson durch, sondern im Rahmen eines Gewerbes, muss zu jeder einzelnen Anfrage der gewerbliche Zweck angegeben werden.

Liste der gewerblichen Zwecke: 

  • Adressabgleich
  • Adressermittlung und -weitergabe an (eine) bestimmte Person(en) oder Stelle(n)
  • Speicherung und Nutzung zum Adressabgleich für Dritte
  • Aktualisierung der eigenen Bestandsdaten 
  • Speicherung und Nutzung zur Adresshistorisierung 
  • Forderungsmanagement
  • Bonitätsrisikoprüfungen 
  • Werbung
  • Adresshandel
  • Markt-, Meinungs- oder Sozialforschung

Als Privatperson erklären Sie: 

Ich verwende die Daten nicht für gewerbliche Zwecke.
Ich verwende die Daten nicht zum Zwecke:

  • der Werbung
  • des Adresshandels

Wenn eines der Felder oder beide Felder nicht zutreffen:

  • Die ausdrückliche Einwilligungserklärung der betroffenen Person liegt mir vor.

Nach den melderechtlichen Bestimmungen ist eine Auskunftserteilung im automatisierten Verfahren nicht zulässig, wenn die gesuchte Person nicht oder nicht eindeutig identifiziert wurde oder eine Auskunftssperre im Melderegister besteht. In diesen Fällen erhalten Sie die neutrale Antwort „Eine Auskunft kann aus tatsächlichen oder rechtlichen Gründen nicht oder derzeit nicht erteilt werden“. 

 

Wie können wir Ihnen helfen?

Zur Pflege von Kundenbeziehungen sind die richtigen Kontaktdaten wichtig, für die Beitreibung offener Forderungen sogar entscheidend. Wir stellen den verlorenen Kundenkontakt wieder her und ermitteln aus einer Vielzahl verifizierter Quellen die aktuellen, richtigen und vollständigen Kontaktdaten. Die Recherchemodule sind auf höchste Qualität bei maximaler Trefferquote ausgerichtet - denn gerade im Kundenkontakt zählt jede neue Information.

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wir beraten Sie gern individuell und umfassend.

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