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Viele Wege führen zum Ziel: Vor- und Nachteile der verschiedenen Verfahren beim Einholen einer Einfachen Melderegisterauskunft

von Karolin Wagner | 27. Mai 2019

5.300 Meldebehörden – allein die Zahl lässt erahnen, warum das Einholen einer sogenannten Einfachen Melderegisterauskunft (EMA) oft eben genau das nicht ist: einfach. Die elektronische Auskunft ist ein mögliches Verfahren für das Einholen einer EMA, die schriftliche – oder “manuell” genannte – Auskunft ein anderes, und beide lassen sich auch kombinieren. Wir sagen Ihnen in diesem Artikel, was jeweils hinter diesen Verfahren steckt, welche Vorteile sie bieten, welche Herausforderungen, und warum eine Kombination empfehlenswert ist.

 

Das Melderegister in Deutschland wird durch 5.300 Meldebehörden verwaltet 

Das Melderegister ist ein amtliches Verzeichnis, in welchem alle Meldedaten erfasst werden. Verwaltet wird das Melderegister in Deutschland dezentral von den Einwohnermeldeämtern, also kommunalen Behörden, die für die Meldepflicht zuständig sind. Sie erfüllen in erster Linie den Zweck, Personen zu registrieren und zu identifizieren sowie deren aktuellen Wohnort festzustellen. Insgesamt gibt es derzeit etwa 5.300 solcher Meldebehörden in 5300 Meldebehörden verwalten in Deutschland das MelderegisterDeutschland. 

Wer im Rahmen einer Anschriftenermittlungdie aktuelle Anschrift zu einer Person benötigt, hat verschiedene Möglichkeiten: Neben der Abfrage von Datenbanken gibt es für alle Anfrager mit berechtigtem Interesse die Möglichkeit, eine einfache Melderegisterauskunft bei der zuständigen Meldebehörde einzuholen. Darüber hinaus können sogenannte Erweiterte Melderegisterauskünfte beauftragt werden, um weitere Attribute wie das Umzugsdatum festzustellen 

 

Rechenzentren bündeln Meldedaten und erleichtern den elektronischen Zugriff 

Das im Prinzip einfach klingende Vorgehen entpuppt sich als ein komplexer und sich stetig wandelnder Prozess - dafür verantwortlich ist das je Bundesland unterschiedliche Vorgehen. Denn trotz des 2015 in Kraft getretenen Bundesmeldegesetzes, welches das Meldewesen bundesweit rechtlich einheitlich regelt, ist beispielsweise die Gebührenordnung weiter Ländersache, und auch die Ausgestaltung des Prozesses wird je Bundesland und teilweise sogar innerhalb eines Bundeslandes unterschiedlich geregelt.  

In vielen Bundesländern sind mittlerweile Online-Portale für Rechenzentren eingerichtet worden, die die Meldedaten für ganze Kommunen bündeln. Solche Portale sind beispielsweise die AKDB in Bayern oder die DZBW in Baden-Württemberg. Für die Adressermittlung in diesen Bundesländern empfiehlt sich im ersten Schritt immer der elektronische Abgleich. Abhängig vom Ermittlungsergebnis kann es sinnvoll sein, in einem zweiten Schritt eine schriftliche Anfrage direkt bei dem zuständigen Einwohnermeldeamt zu stellen. In der Regel erfolgt diese Weiterleitung der sogenannten Nicht-Treffer automatisch durch das Rechenzentrum. Erfolgt keine automatisierte Weiterleitung, dann muss die schriftliche Anfrage separat in Auftrag gegeben werden. Die zusätzlichen Kosten für eine solche schriftliche Anfrage sind genauso wie die Gebühren für die elektronische Abfrage je Bundesland unterschiedlich. Für Kommunen, die nicht an Rechenzentren angebunden sind, ist die schriftliche Anfrage bisher alternativlos.  

Die Entscheidung für ein EMA-Verfahren ist nicht immer einfach

Beide Verfahren bieten unterschiedliche Vor- und Nachteile  

Der Vorteil der manuellen (Nach-)Bearbeitung, die auf eine schriftliche Anfrage direkt in der Behörde folgt, liegt vor allem in der Aufklärungsquote. Dem Sachbearbeiter fallen eher Zahlendreher im Geburtsdatum und Vertipper beim Namen auf, oder er kennt die Person in der Gemeinde sogar, aber mit abweichenden Daten, kann sie eindeutig identifizieren und beauskunften. An dieser Stelle hilft der Faktor Mensch durch die individuelle Prüfung der Anfrage. Nachteil ist hier, dass dafür meist höhere Kosten und teilweise sehr lange Lieferzeiten in Kauf genommen werden müssen. In der individuellen Bearbeitung liegt zudem auch immer ein kleines Risiko für menschliche Fehler. 

Ist ein elektronischer Abgleich möglich, empfiehlt sich dieser immer mit Blick auf die geringeren Kosten und die schnelle Lieferzeit. Oft liegt das Ergebnis innerhalb von wenigen Stunden vor, teilweise nach wenigen Sekunden. Diesem Verfahren gereicht jedoch zum Nachteil, was die schriftliche Anfrage durch die manuelle Prüfung eines Sachbearbeiters im Vorteil sein lässt: Auf elektronischem Wege können potentielle Treffer verloren gehen, da der Abgleich auch geringfügige Abweichungen mitunter nicht berücksichtigt.

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Fehlende Einheitlichkeit in den Verfahren und unterschiedliche Zahlungsarten erhöhen die Komplexität 

Die größte Herausforderung bei der Adressermittlung und der Entscheidung für ein Verfahren liegt darin zu wissen, in welcher Gemeinde wie angefragt werden muss. Dabei die Übersicht zu behalten, ist nicht einfach. Professionelle Anschriftenermittler können dank jahrelanger Erfahrungen hier einen echten Mehrwert bieten. Ein einfaches Beispiel soll dies im Folgenden verdeutlichen.

Sie verfügen über drei Anfragen in Nordrhein-Westfalen: eine Anfrage in Essen, eine weitere in Bochum und eine dritte in Duisburg. In Essen muss die Anfrage online erfolgen. Schriftlich können Sie hier nicht anfragen, haben aber zusätzlich die Option auf eine manuelle Nachbearbeitung, für welche weitere Gebühren anfallen. Für die Anfrage in Bochum kann sowohl ein schriftlicher Antrag gestellt oder der elektronische Abgleich über das Rechenzentrum AKDB genutzt werden. In Duisburg sind die Alternativen für Anfragen der schriftliche oder der persönliche Weg, sowie Fax oder E-Mail, da keine elektronischen Verfahren zur Verfügung stehen. 

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Eine weitere Herausforderung stellt der Zahlungsverkehr da. Neben dem hohen Kostenrisiko, welches bei der EMA immer entsteht, da auch Nicht-Treffer in Rechnung gestellt werden, müssen verschiedene Kostenstrukturen beachtet werden. Die Gebühren variieren von Meldebehörde zu Meldebehörde sowie bei den verschiedenen Verfahren teilweise erheblich. Auch die Zahlungsarten unterscheiden sich bei den einzelnen Meldebehörden und Online-Portalen und umfassen die Vorabüberweisung, das Lastschriftverfahren, den Verrechnungsscheck und in Online-Portalen teils auch die Kreditkarte oder den elektronischen Gebühreneinzug.  

 

Erhöhte Aufklärungsquote durch Kombination von elektronischem und schriftlichem Abgleich 

Abschließend lässt sich zusammenfassend sagen: Trotz der Komplexität und der gegebenenfalls hohen Kosten lohnt es sich, das elektronische und das schriftliche Verfahren dort, wo es möglich ist, in Kombination zu nutzen. Da die elektronische Auskunft in der Regel schneller und kostengünstiger ist, bildet sie den ersten Prozessschritt. Wird so kein positives Ergebnis erzielt, empfiehlt sich das Einholen einer schriftlichen Auskunft in Form einer manuellen Nachbearbeitung. Der sich daraus ergebende Vorteil liegt auf der Hand: eine zustellfähige neue Anschrift zu der von Ihnen gesuchten Person. 

Wenn Sie sich ersparen wollen, selbst mühselig das beste Vorgehen zu recherchieren, empfehlen wir Ihnen die Beauftragung eines Dienstleisters. Die zusätzliche – im Vergleich zu den Auskunftskosten jedoch geringe - Servicepauschale lohnt sich mit Blick auf die gesparten Aufwände auf Ihrer Seite. Zudem kann Ihre Anfragen- und Ergebnisverwaltung anwenderfreundlich über ein Online-Portal erfolgen. 

In unserem EMA-Atlas visualisieren wir die regionalen Unterschiede bei Gebühren, Lieferzeiten und Ermittlungsquoten durch Kartenmaterial, für dessen Erstellung wir die von Regis24 als Auskunftei deutschlandweit gestellten Melderegisteranfragen im Jahr 2018 ausgewertet haben. Laden Sie sich gleich ihr kostenloses Exemplar herunter.

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Haben Sie noch weitere Fragen zur einfachen Melderegisterauskunft oder wünschen Informationen rund um unsere qualitativ hochwertige Anschriftenermittlung? Nehmen Sie jetzt Kontakt zu unseren kompetenten Mitarbeitern auf. Wir helfen Ihnen gerne weiter!  

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