Vorwärts durch Feedback (2/2)

16. August 2018

Im ersten Teil unserer Feedback-Reihe haben wir einen Überblick über Entstehung und Wandel der Feedbackkultur in westlichen Unternehmen gegeben. Im zweiten Teil möchten wir die Entwicklung des Feedbackgesprächs bei Regis24 darstellen und zeigen, wo wir heute stehen.

Regis24 Unternehmenskultur - Raketenjunge

Die Geschichte des Feedbackgesprächs bei Regis24

Formales Feedback hat bei uns seit den Gründungstagen im Jahr 2003 Tradition. Mit dem Austausch von Selbst- und Fremdeinschätzung zu Stärken, Lernfeldern und Entwicklungsmöglichkeiten begannen wir schon, bevor es ausgefeilte Kompetenzmodelle, schicke Fragebögen und Onlinelösungen gab. Einmal pro Jahr haben sich unsere Gründer Max Maendler und Martin Specht mit der Belegschaft zusammengesetzt und für eine Woche die Ohrensessel im damaligen Stammlokal von Regis okkupiert, der Prozess war anstrengend und zeitaufwendig.

Im Oktober 2009 wurde Gamal Moukabary neuer CEO und nutzte das etablierte Kommunikationssetting „Feedbackgespräch“ dazu, sich bei rund 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern persönlich vorzustellen, diese genauer kennenzulernen, etwas über ihre Wünsche für die Zukunft zu erfahren und gleichzeitig Feedback zu seiner Person einzuholen.

Zweimal jährlich Feedbackgespräche mit mehreren Feedbackgebern – ein Riesenaufwand

2010 starteten wir dann mit dem systematischen Feedbackprozess, der von nun an zweimal pro Jahr stattfinden sollte und das Ziel hatte, Talente und Lernfelder regelmäßig, systematisch und aus verschiedenen Perspektiven zu identifizieren. Neben der Selbsteinschätzung und der Einschätzung der Vorgesetzten floss nun auch die Sicht von Kolleginnen und Kollegen ein. Diese Informationen wurden bis 2012 in einheitlichen Feedbackbögen mit klar definierten Kompetenzbereichen festgehalten und anschließend an die Führungskräfte übermittelt. Deren Aufgabe war es, das Feedback zu verdichten und kurz, prägnant und vollständig im Gespräch vorzutragen, mit der Selbsteinschätzung abzugleichen und einen Rückblick auf die vergangenen sowie einen Ausblick (Wünsche, Ziele) auf die kommenden Monate einzuholen.

Für die Etablierung eines strukturierten Prozesses war dies ein guter Anfang. Es gab allerdings weiterhin Mängel – so war der Zeitaufwand nach wie vor enorm. Die Qualität des Feedbacks war darüber hinaus abhängig von der Fähigkeit und Bereitschaft der Feedbackgeberinnen  und Feedbackgeber, sich zur fraglichen Person konstruktiv und auf der Grundlage tatsächlicher, konkreter Beobachtungen zu äußern. Bei den Führungskräften nahmen eine positive Grundhaltung gegenüber dem Prozess und ihre Fähigkeit, das Feedback objektiv zu bewerten, sinnvoll zu ergänzen und angemessen zu übermitteln, maßgeblich Einfluss auf den wahrgenommenen Mehrwert.

Regis24 Unternehmenskultur -

Neutrale Presenter schaffen offene Gesprächsatmosphäre

In den folgenden Jahren experimentierten wir und verfeinerten den Prozess laufend. Fragebögen und Kompetenzbereiche wurden geprüft und überarbeitet. Wir entlasteten außerdem die Führungskräfte, indem wir die Gesprächsführung auf Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen, die sogenannten „Presenter“, übertrugen. Ziel war es, eine offene Feedbackatmosphäre frei von hierarchischen Einflüssen zu schaffen. Die Effekte waren insofern positiv, als dass zum einen die Akzeptanz des Prozesses stieg und zum anderen abteilungsübergreifendes Wissen erworben wurde. Andererseits erhöhte sich der Zeitaufwand erneut, und auch hier beeinflusste die Kompetenz des Presenters entscheidend die Zufriedenheit des Feedbacknehmers bzw. der Feedbacknehmerin mit dem Gespräch. Ende 2011 führten wir zwei zusätzliche Elemente ein. Zum einen wurden die ersten Zielvereinbarungen verfasst, zum anderen wurde das Personalentwicklungsgremium neuer Bestandteil des Feedbackprozesses. Hier wurden alle Informationen zu jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter zusammengefasst, von der Geschäftsführung, der HR sowie den Vorgesetzen bewertet und über mögliche Entwicklungsmaßnahmen wie Beförderung, Versetzung, Coachings und Gehalt entschieden. Eine hausintern entwickelte Softwarelösung ersetzte schließlich auch das leidige Herumschicken von Textdokumenten.

Professionelle Software unterstützt den Feedbackprozess

Mit der Übernahme der Geschäftsführung durch Ragnar Graetz 2016 entschieden wir uns für eine generelle Überarbeitung unseres Personalentwicklungsprozesses. Basierend auf unseren Werten, unseren praktischen Erfahrungen und aktuellen theoretischen Konzepten wollten wir mehr Transparenz hinsichtlich der Rollen, Gehälter und möglicher Karrierepfade für sämtliche Kolleginnen und Kollegen schaffen. Der eigentliche Feedbackprozess wurde verschlankt: Das Feedbackgespräch dient nun wieder dem direkten Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeiterin oder Mitarbeiter. Gemeinsam werden Fähigkeiten, Fertigkeiten und Kompetenzen betrachtet, Entwicklungsmöglichkeiten aufgezeigt und im Jahresverlauf durch Personalentwicklungsmaßnahmen verfolgt. Das Personalentwicklungsgremium blieb bestehen, wird aber nur noch bei strittigen Fällen und auf besonderen Wunsch der Beteiligten einberufen. Unsere interne Softwarelösung haben wir zudem inzwischen durch ein externes Tool mit speziell auf unseren Prozess maßgeschneiderten Funktionen ersetzt. Unter anderem bietet das Tool eine komfortable Möglichkeit Sofortfeedback im Alltag zu vergeben.

Mit dem aktuellen Prozess gelangt unsere nun schon fünfzehnjährige Suche nach dem idealen Feedbackformat an ihr vorläufiges Ende. Wir sprechen hier absichtlich von einem „vorläufigen“ Ende, da unser Anspruch, eine lernende Organisation in der agilen Transformation zu sein, es mit sich bringt, dass wir mit unserem Personalentwicklungsprozess wohl nie einhundertprozentig zufrieden sein werden. Eines ist jedoch gewiss: Feedback ist und bleibt zentraler Bestandteil jeder ernstgemeinten Personalentwicklung. Und vielleicht kommen wir eines Tages ja auch ohne formale Prozesse aus, weil Feedback im Alltag zum selbstverständlichen Bestandteil der täglichen Zusammenarbeit geworden ist.

 

Dieser Artikel erschien ursprünglich im Juli 2017 in der 4. Ausgabe des Wallstraßenjournals.

 

Quelle Abb.: © RichVintage / istock.com